¿Cómo automatizar procesos de ventas B2B?

El paso de las ventas tradicionales a las ventas digitales va mucho más allá de cambiar las visitas a clientes por envíos masivos de correos electrónicos. A partir de las herramientas online de las que se disponen hoy en día, se pueden realizar muchos procesos de manera automática, pudiendo dedicar recursos y esfuerzos a los que realmente aportan valor.

Por qué automatizar los procesos de ventas

Si te paras a pensar en la función principal de un equipo de ventas, la respuesta sería sencilla: vender. Pero resulta que hay mucho más que hacer a lo largo del día y, según los datos de Hubspot, ocupan más de dos tercios de la jornada. Se trata de tareas de corte administrativo o repetitivo. Esto significa que, si eres capaz de automatizar este tipo de actividades secundarias, podrías mejorar y optimizar el rendimiento de todos los trabajadores.

La idea de la automatización de tareas es que se pueda dedicar el tiempo y los recursos que se merecen las ventas, aportándole verdadero valor y recuperando esos momentos que se pierden en, por ejemplo, introducir datos (una tarea fácilmente automatizable).

Se debe intentar ser proactivos a la hora de generar conversaciones online que posicionen a nuestra marca como un líder de opinión, lo que conllevará generar oportunidades a largo plazo. No solo es importante cerrar las ventas de este mes, sino ir creando una red de contactos que se conviertan en ventas en varios meses o un año.

Cómo automatizar procesos de ventas

Actualmente se pueden encontrar multitud de opciones para automatizar los procesos de ventas, así como para personalizar las comunicaciones con clientes y proveedores o gestionar los leads que se generen de una manera u otra. Lo ideal sería optimizar al máximo este último punto, sin dejar de contar con el aspecto humano a la hora de cerrar un acuerdo.

Existen dos grandes áreas en las que aplicar tecnología para automatizar procesos y así ganar eficacia: CRM y plataformas de automatización.

El CRM – Customer Relationship Management – se enfoca más a la gestión del cliente cuando ya es “cliente” propiamente dicho o en momentos cercanos a ello, es decir, a la conversión. Útil para la gestión de oportunidades de venta e imprescindible en negocios B2B en los que las etapas de negociación y cierre suelen ser largas.

En el mercado hay varios CRM que te ayudarán a gestionar tus proyectos de la mejor manera, cada uno con unas funcionalidades y soluciones un poco diferentes. Lo mejor es revisar algunos de ellos y ver cuál es el más adecuado para ti y tu negocio; ya sea por el tipo de clientes que tienes o las características de tu empresa.

Elijas la solución que elijas, hay unos pasos a seguir comunes para optimizar y automatizar los procesos de ventas:

• Hacer un análisis detallado del proceso de ventas actual, para conocer a la perfección las etapas que va recorriendo el cliente potencial hasta culminar su compra. Nadie mejor que tu propio equipo sabrá definir estas fases, y su planificación es vital para poder automatizarlas.
• Conocer los diferentes CRM que existen disponibles y ver cuál encaja mejor con tu sistema, centrándote en las necesidades a largo plazo que debe cubrir.
• Definir una estrategia de automatización para el CRM. Establecer una serie de procesos que se llevarán a cabo de manera automática, en unos canales que controlará el propio sistema. Así, el equipo de ventas solo tendrá que actuar en el momento en el que se requiera la acción humana.
• Configurar el nuevo CRM según la estrategia antes definida, implementando el nuevo ciclo de ventas con la herramienta de automatización dentro del sistema.
• Mantener a tu equipo formado y con ambición por extraer el máximo de funcionalidades del CRM, pudiendo detectar nuevas mejoras en la automatización o en la generación de ventas. Todos los profesionales deben trabajar del mismo modo, para que la respuesta humana sea siempre similar.
• Analizar los resultados cada cierto tiempo, creando informes que te permitan optimizar las acciones y el tiempo de tu equipo. Los datos y las estadísticas son la clave de este momento empresarial.

Cuando hayas definido este nuevo flujo de trabajo, debes volver a repasar los primeros puntos y ver si realmente se solucionan las necesidades y problemas que planteabas al principio. El cliente debe ser el centro de tu estrategia, y conseguir leads que terminen convirtiéndose en ventas debe ser el foco de todos los equipos implicados.

Esto significa que tanto el departamento de ventas como el de marketing deben trabajar codo con codo para definir los pasos que sigue un usuario en la red y un cliente potencial; encontrando el momento exacto en el que la gestión de ese lead pasa del equipo de marketing al de ventas.

Nosotros en Sakudarte hemos probado varios (Sugar, Zoho, VTiger, Odoo) y también estamos familiarizados con los que nuestros clientes usan (SalesForce, Microsoft Dynamics). Actualmente utilizamos de forma muy intensiva pipedrive.com y estamos realmente satisfechos con él.

Las plataformas de Marketing Automation son programas de software cloud que permiten la automatización de procesos de relación con cliente en las primeras etapas del funnel de atracción y consideración. Se usan para la generación de leads (fundamentalmente MQL) y contienen funcionalidades de envío de emails, creación de landing pages y en general, todo lo relacionado con la captura, nurturing y scoring de Leads.

En Sakudarte estamos familiarizados con Hubspot, Sales Active Campaign, Marketo y Sales Manago. Sin embargo, usamos interna y externamente, una herramienta Open Source con la que nos sentimos muy cómodos en relación calidad – precio. El problema de las grandes plataformas es su elevado coste (de implantación y sobre todo, de licencia mensual). Con una solución basada en open source, hemos resuelto la necesidad con una inversión mensual muy razonble.

Con este pequeño repaso a las opciones que ofrecen las herramientas de automatización, esperamos que hayas recogido algunas ideas que puedas poner en marcha para mejorar el desarrollo de tu negocio. El principio del camino es duro y complicado, porque significa implementar un nuevo sistema de trabajo; pero el resultado es muy superior a este esfuerzo, ayudándote a ahorrar tiempo, sudor y dinero a largo plazo.

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